Gestion du temps : trois outils pour prioriser les tâches

100 000, c’est le nombre de Français victimes d’épuisement professionnel en 2016. Un an plus tard, ce chiffre avait quasiment quintuplé selon l’association « Vaincre le burn-out ». Par ailleurs, la surcharge, les missions imprécises et les objectifs irréalistes seraient des causes majeures de cette propension du burn-out.

«Une meilleure gestion de ton temps te permettra de réduire ta charge mentale».

Dès lors, il devient clair qu’une bonne planification n’a plus seulement vocation à garantir ton succès professionnel ou académique. En effet, la meilleure gestion de ton temps te permet également de préserver ta santé mentale. C’est la raison pour laquelle, dans cet article, je partage avec toi trois outils de gestion indispensables pour hiérarchiser tes tâches et te rendre plus productif.

La To Do List

Commencer le travail sans savoir avec précision les objectifs de la journée, est une erreur grave. En effet, si tu ne connais pas tes priorités, tu vas perdre ton temps à résoudre celles des autres. Il y a de quoi te sentir frustré ensuite.

Pour éviter cela, prends le temps de lister tes tâches quotidiennes afin de savoir sur quoi tu dois porter ton attention. La To Do List te permet également d’avoir en permanence tes priorités à portée de vue. Par conséquent, tu seras moins tenté par les distractions que représentent les interruptions des collègues ou les emails intempestifs.

«Il est préférable de connaître ses tâches avant d'aller ce coucher».

Personnellement, je te recommande de préparer ta liste de tâches la veille. Cela te permettra de profiter de ta soirée sans penser à ce que tu devras faire le jour suivant. Le lendemain tu n’auras plus qu’à effectuer une revue rapide de ta liste afin de t’assurer que tu n’as rien oublié.

Pour créer ta To Do List, tu as le choix parmi une panoplie de formats à savoir :

• les carnets (quasiment vitaux pour moi) ;

• les exemplaires à imprimer (tu peux les retrouver en ligne) ;

• les applications (avant, j’utilisais One note).

La matrice Eisenhower

Cette matrice te permet de classer tes tâches selon leur importance et leur urgence. J’en parle en détail dans l’article « Comment gérer son temps pour être plus efficace ? ».

Je te conseille de le lire, car il est complémentaire avec les éléments partagés dans ce billet.

La méthode ABCDE

Maintenant, tu sais comment classifier tes tâches grâce à la matrice Einsenhower. Il te faut désormais un outil d’aide à la décision afin de travailler intelligemment. C’est là qu’intervient la méthode ABCDE.

Cet outil permet de déterminer les tâches que tu dois faire immédiatement et celles que tu peux déléguer ou supprimer.

A = Must do

Il s’agit des tâches importantes et urgentes à commencer immédiatement. Il peut s’agir de la livraison d’une commande dont l’échéance est proche, du tournage d’une vidéo pour la promotion d’un produit ou encore du tournage de la vidéo à poster le lendemain.

B = Should do

Ce sont certaines tâches importantes sur lesquelles tu souhaites garder le contrôle. Elles sont moins urgentes que celles du groupe A, mais elles restent prioritaires. C’est le cas de la relance d’un prospect qui semblait intéressé par ton tout nouveau produit.

Pour que la méthode ABCDE fonctionne, il est indispensable de terminer les actions du groupe A avant d’entamer celles du groupe B.

C = Nice to do

Il s’agit de tâches que tu as du plaisir à faire, mais qui n’ont pas un grand impact sur tes performances. Ça peut être répondre aux emails de tes associés, ranger ton bureau

N’effectue surtout pas ces travaux tant que ceux des groupes A et B ne sont pas terminés.

D = Déléguer

Ce groupe comprend les tâches importantes que tu peux te permettre de déléguer. Dans ce cas, on parlera de la rédaction des Newsletters du mois prochains ou encore du montage de la vidéo à poster la semaine prochaine.

E = Éliminer

Cette catégorie englobe les activités non-importantes et non-urgentes.

En somme…

Si tu souhaites tenir le burn-out à distance, tu dois organiser tes journées autour d’activités à forte valeur ajoutée. Dans cet article, je te propose de le faire grâce à trois outils que j’utilise au quotidien : la To Do List, la matrice Eisenhower et la méthode ABCDE. Comme mentionné dans mon dernier article sur la planification, des objectifs en accord avec tes valeurs sont requis pour une productivité à long terme.

Connaissais-tu ces outils avant? Si oui, les as-tu déjà utilisés ? Sinon, dis-moi comment tu comptes les intégrer dans ton quotidien. Je serai ravie d’avoir ton retour.

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