Comment gérer son temps pour être plus efficace?
As-tu l’impression de manquer de temps en permanence ? Tes journées sont-elles trop courtes ? As-tu du mal à trouver l’équilibre entre ta vie professionnelle et tes activités personnelles ? Si la réponse à ces trois questions est « oui » alors l’heure est venue de prêter attention à la manière dont tu gères ton temps.
Que tu sois entrepreneur, employé ou même étudiant, la manière dont tu planifies tes journées conditionne ton équilibre mental. En effet, être soumis à des urgences en permanence est une source de stress continue. Ceci peut nuire à ta productivité et engendrer à long terme des maladies graves telles que le burn-out, l’hypertension artérielle ou encore l’AVC.
Heureusement, une bonne planification représente la clef pour sortir de cet engrenage fatal. Mais alors, comment faire pour exploiter pleinement les 24 heures de chaque journée ? Dans cet article, je réponds à cette question en te donnant les huit étapes à suivre pour devenir plus efficace.
Fixe-toi des objectifs écologiques à tes valeurs
La première étape pour une planification optimale, c’est d’avoir des objectifs qui raisonnent en toi. Pour les trouver, commence par t’évaluer sur les huit domaines de vie. Ensuite, relève les trois axes que tu souhaites améliorer et définis un objectif pour chacun d’eux.
Comment formuler un bon objectif ?
« La première étape pour une planification optimale, c’est d’avoir des objectifs qui raisonnent en toi».
La méthode SMART
C'est sans doute la méthode la plus prisée. Celle-ci suggère qu’un bon objectif doit être :
Spécifique en décrivant avec exactitude le résultat à atteindre
Mesurable grâce à des indicateurs clefs
Atteignable
Réaliste en tenant compte de tes ressources
Temporel afin de te pousser à agir
Personnellement, j’ai essayé cette méthode pendant des mois et des mois sans grand succès. Au final ces notions me semblaient abstraites et peu objectives. C’est la raison pour laquelle j’ai eu recours à un outil complémentaire.
La méthode Kaizen
Cette méthode a été développée par Toyota. Elle permet d’aborder tous les contours d’un projet avant de s’y jeter à pieds joints. Pour cela, il suffit de répondre aux questions suivantes :
Quoi ? Cette question renvoie à la formulation simple de l’objectif.
Qui ? Ici il s’agit de recenser les compétences nécessaires à l’atteinte de l’objectif afin d’identifier les différents intervenants. Il s’agit également d’identifier toute autre personne susceptible d’intervenir dans le processus.
Comment ? Ici, il sera question de définir la méthode à employer pour parvenir à ton but.
« Un outil développé par l'industrie automobile ».
Combien ? Cette question permet de quantifier l’objectif. À titre d’exemple, si ton objectif est de lire plus, combien de livres voudrais-tu lire cette année, de quelle somme disposes-tu pour en acheter ?
Où ? Ici, il est question de définir tous les lieux qui interviendront dans le processus. Pour continuer avec l’exemple précédent, tu te demanderas où lire et où trouver tes livres ?
Quand ? Cette question permet de limiter son but dans le temps en se fixant un délai.
Pourquoi ? Afin de donner du sens à ton objectif, celui-ci doit être relié à des valeurs importantes à tes yeux.
Segmente tes objectifs pour éliminer la procrastination
La folie des grandeurs a tendance à nous absorber pendant la formulation de nos objectifs. Et si ceux-ci n’ont pas été subdivisés en petites étapes, le retour à la réalité risque d’être brutal. Intimidé par l’ampleur du travail à abattre, on va repousser le moment de passer à l’action.
S’il s’agit d’un objectif personnel, on l’abandonnera rapidement. Dans le cas d’une tâche professionnelle, on se retrouvera sous pression à la dernière minute, avec un supérieur sur le dos. Pour éviter le stress et l’insatisfaction générés par la procrastination chronique, il vaut mieux subdiviser ton objectif en petites tâches plus concrètes.
«Transforme ton but en une série d'actions simples et concrètes. Ainsi, tu seras moins tenté de procrastiner».
A titre d’exemple, si tu souhaites obtenir le million d’abonnés sur Instagram, commence par te demander ce que tu pourrais faire pour gagner 25 000 abonnés chaque semaine. Ensuite demande-toi ce que tu devrais faire chaque jour pour te rapprocher de cet objectif. À partir de là, tu pourras te focaliser sur ces actions quotidiennes. Ainsi tu ne seras plus intimidé par l’ampleur de ton ambition et tu pourras avancer un petit peu chaque jour.
Appropries-toi des outils de planification
Maintenant que tu sais exactement quoi faire pour te rapprocher de ton but, il est temps de le mémoriser grâce à des outils spécifiques. Ceux-ci te permettront d’avoir en permanence tes objectifs à portée de mains et donc de ne pas t’éparpiller.
Personnellement, je n’utilise que deux outils physiques : un agenda et une to-do list.
L’agenda
Pour ma part, l’agenda permet surtout de répertorier des événements importants tels que les réunions et les conférences. Il m’arrive également de l’utiliser pour avoir une estimation horaire de l’accomplissement de chaque tâche.
Si tu songes à l’intégrer dans ton quotidien, attention à ne pas l’assimiler à un planning de cours du style « l’heure c’est l’heure ». Cette approche trop carrée risquerait de te stresser au moindre écart. Je sais de quoi je parle.
Par exemple si une recherche documentaire te prend deux heures au lieu des trente minutes prévues, ne te moleste pas. Essaie plutôt de comprendre la raison de ce gap afin de le corriger prochainement. Tu peux également choisir d’augmenter tout simplement le temps alloué à ce type de tâches. Dans tous les cas, reste bienveillant envers toi-même.
La To-do list
Cet outil a révolutionné ma manière de m’organiser. Qu’elle soit sous forme de carnet ou inscrite sur un bout de papier, la to-do list permet d’avoir en permanence sous le nez ce qui est important. Tu peux avoir recours à deux types de listes :
Une liste hebdomadaire pour avoir un aperçu global de ce qui t’attend en semaine. Généralement, je rédige la mienne le dimanche soir de préférence avec un bon thé ou un verre de jus de fruit.
Une liste journalière pour savoir avec exactitude ce que tu dois faire au jour le jour. Je rédige la mienne à chaque fin de journée pour anticiper sur la suivante. Ensuite j’en fais une revue rapide le matin avant de me plonger dans le travail. Une fois que j’ai terminé une tâche, je la raye de la liste. Ceci me motive encore plus pour la suite.
Hiérarchise tes tâches
Connaître ses tâches quotidiennes c’est bien mais les prioriser c’est mieux. En effet, cela te permettra de savoir par quelle activité commencer. La matrice d’Eisenhower est un excellent outil pour classifier les activités selon leur importance et leur urgence.
L’urgence
Pour évaluer le degré d’urgence, réponds aux questions suivantes :
Quel est le délai pour cette tâche ?
L’accomplissement de la tâche peut-il attendre ? Est-ce une fausse urgence ?
Combien de temps faut-il prévoir pour effectuer la tâche ?
Les ressources nécessaires sont-elles disponibles ?
L’importance
Pour évaluer le degré d’importance, réponds à ces interrogations :
Qui est le demandeur ?
Quelles sont les conséquences si la tâche n’est pas réalisée ?
Est-ce que la tâche fait partie de mes objectifs et de mes priorités ?
Cette tâche apporte-t-elle une valeur ajoutée ?
Une fois que tu auras classé tes activités dans la matrice, tu n’auras plus qu’à :
Commencer par les tâches importantes et urgentes ;
Reporter ou déléguer les tâches importantes mais pas urgentes ;
Effectuer ou déléguer les tâches urgentes mais pas importantes ;
Supprimer les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes.
Organise ton espace de travail
Inutile d’avoir un planning parfait si ton environnement de travail est sens dessus dessous. Veilles à réserver une place pour chaque chose afin de ne pas fouiller pendant une demi-heure le dossier de ton client ou ta dernière fiche de cours.
Si tu travailles à la maison, rassembles tout le nécessaire avant de t’installer devant ton bureau. Ainsi, tu n’auras pas à te déplacer sans arrêt pour ramener telle ou telle affaire.
Cette organisation est également valable pour ton ordinateur. Il est indispensable de ranger chaque fichier dans un emplacement précis. Tu peux dédier cinq minutes par jour à cette activité. Il sera alors plus facile de mettre la main sur les documents importants.
Autorise-toi des pauses (la méthode Pomodoro)
Le cerveau humain est un muscle donc il se fatigue vite lorsqu’il est sollicité pendant longtemps. Pour pouvoir l’exploiter pleinement pendant ta journée de travail, la méthode Pomodoro te sera d’une grande aide.
Elle consiste à te concentrer sur une tâche pendant vingt-cinq minutes avant de faire une pause de 5 minutes. Ensuite, il faut recommencer et faire une longue pause au bout de cinq cycles.
Tu peux tout à fait adapter cette méthode à ton rythme de travail. Personnellement, je travaille environ 50 minutes pour une pause de dix à quinze minutes. Ce qui me permet de prendre une longue pause au bout de trois cycles.
Anticipes avec un sommeil réparateur
Ma petite bulle, terminons cet article avec un élément indispensable à la productivité : le sommeil. Le temps de repos nécessaire varie d’une personne à l’autre. Il est donc fatal de raccourcir ses nuits pour se conformer au rythme de quelqu’un d’autre.
Tu me diras sans doute « la vie appartient à ceux qui se lèvent tôt ». En effet, lorsqu’on se réveille à l’aube on a plus de temps pour soi. Toutefois, dormir tard pour se lever tôt génère un état de fatigue chronique : ce qui est contre-productif. C’est pourquoi, si tu désires te lever plus tôt, commence par avancer l’heure du coucher.
Si tu éprouves des difficultés à dormir plus tôt, je te recommande les astuces suivantes :
Bannir les écrans une heure avant l’heure du coucher ;
Lire un livre une fois posé sur ton lit ;
Si le sommeil ne vient toujours pas, écoute une méditation guidée.
Le mot de la fin...
C’est sur cette note douillette que s’achève notre périple dans le monde de la productivité. Bubulle, j’espère sincèrement que ce billet t’a apporté un plus. N’hésites pas à me dire en commentaire, quelle est le conseil que tu comptes appliquer dès aujourd’hui.
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